Что такое делегирование и когда оно нужно

Что такое делегирование и когда оно нужно

Где это: Делегирования — там же видны и уже оформленные передачи; сами роли и их сроки — Назначения ролей

Делегирование — это временная передача роли другому человеку на период вашего отсутствия. Ваша роль при этом остаётся с вами: замещающий получает свою, срочную. Без него на время отсутствия доступ пропадает вовсе: согласовать заявку или закрыть задачу становится некому, потому что права привязаны к роли, а роль — к вам. Делегирование возвращает доступ на нужный срок без единой правки в постоянных назначениях: по возвращении всё встаёт на место само.

Чем это отличается от смены ответственного

Смена руководителя проекта — решение навсегда: фамилия в карточке меняется, и обратно её никто не вернёт без отдельного действия. Делегирование — на срок, с автоматическим возвратом. Для отпуска нужно второе, и подменять его первым дорого: после возвращения придётся переназначать всё обратно руками.

Когда это уместно

Отпуск, больничный, командировка. Причина указывается явно и выбирается из списка: Отпуск, Больничный, Командировка, Прочее.

Кому это доступно

Передавать роль может не каждый, у кого эта роль есть, — нужно отдельное разрешение. Но выдаётся оно чаще всего не поимённо: оно входит в состав роли менеджера портфеля, а директор PMO наследует менеджера портфеля целиком. Значит, у всех менеджеров портфеля и у директора PMO разрешение есть по умолчанию, и искать, кто его выдавал, не нужно. Точечная выдача тоже бывает — так возможность передавать роль появляется у человека, который менеджером портфеля не является, — но это исключение, а не обычный порядок.

Что ещё открывает то же разрешение

Кроме делегирования, оно открывает на форме проекта кнопку назначения руководителя проекта. Это другое действие и другой смысл: назначение постоянное. Разбору этой разницы посвящён следующий урок, и прочитать его стоит до того, как вы нажмёте кнопку.

Не всякую роль можно передать

У роли есть признак, разрешающий её передачу. Повышенные роли им обычно не обладают: система откажет, сообщив, что назначать можно только делегируемые роли. Это не обходится и не должно обходиться.

Что примет молча

Делегирование, о котором не сказали замещающему. О самой передаче система не уведомляет: человек узнает о новых обязанностях, только открыв систему и обнаружив чужие проекты. Сообщить — ваша работа.

Что стоит сделать до отпуска

Оформить передачу заранее, а не в последний рабочий день: активация делается вами, и если вы уже уехали, оформить её за вас никто не сможет. Разумный срок — за неделю, с активацией накануне ухода.

Сколько ролей передавать

Столько, сколько у вас есть и сколько нужно замещающему. Каждая роль передаётся своей записью: одна запись — одна роль. Если вы ведёте и проекты, и программу, записей будет две, и замещающие у них могут быть разные.